5 aspectos por los que un software contable impulsa su productividad

15 Noviembre 2023

En la actualidad, según la Asociación Colombiana de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (Acopi), este sector constituye más del 99,5% del tejido empresarial en la ciudad y la región, y emplea al 65% de la fuerza laboral colombiana. Su papel ha sido fundamental en la reactivación económica después de la pandemia de COVID-19, gracias a su capacidad de adaptación y flexibilidad para enfrentar situaciones complejas.

En muchos casos, esta fortaleza se ha logrado mediante la integración de tecnología en sus procesos, lo que las hace más preparadas y dispuestas a conectarse en un entorno cada vez más globalizado y conectado. En particular, las soluciones de software contable han comenzado a desempeñar un papel esencial en esta evolución de las pymes. A través de ellas, no solo pueden cumplir con las regulaciones gubernamentales, sino que también pueden mantenerse competitivas.

Con la democratización de la tecnología, los programas contables y administrativos robustos y costosos ya no son exclusivos de las grandes corporaciones. Cada vez más, estas herramientas están al alcance de las medianas y pequeñas empresas, que optan por ellas debido a su costo accesible y su fácil adaptabilidad. Esto les permite simplificar procesos administrativos, optimizar recursos internos y mejorar su productividad.

A continuación, se detallan algunos aspectos en los que un software contable impulsa el rendimiento de las pymes y las prepara para competir en un mundo cada vez más desafiante.

1. Incrementar las ventas

Un software contable tiene la capacidad de agilizar la gestión de clientes de manera rápida y efectiva. Gracias a la asistencia de estos programas, una tienda con múltiples sucursales, por ejemplo, puede llevar a cabo tareas como la facturación electrónica y la consolidación de cuentas de forma simultánea. Esto se logra centralizando estas operaciones en tiempo real, reduciendo la necesidad de intervención humana. Esta agilidad en las ventas no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también atrae a más compradores.

2. Mejorar el control administrativo

Gracias a la capacidad de generar informes contables y administrativos en línea, este tipo de herramientas permite optimizar procesos que incluyen el control de inventario, tareas de producción, gestión de calidad, asistencia en la programación de actividades con clientes y proveedores, administración de nómina y soporte para diversas necesidades del departamento de recursos humanos.

3. Consolidar la información en un solo lugar

Contar con información centralizada, unificada y actualizada es una ventaja crucial para las empresas. Los programas contables tienen la capacidad de realizar estas tareas, lo que simplifica la generación automatizada de informes y reportes. Estos informes presentan datos sobre ventas, compras e inventarios de manera eficiente. Todo esto contribuye a reducir la carga de trabajo en procesos que suelen ser intensivos en tiempo, permitiendo que el personal directivo esté disponible para tareas estratégicas y brinde una supervisión más efectiva para el control de las operaciones.

4. Información y procesos desde cualquier lugar

La capacidad de alojar toda la información contable de una empresa en la nube es una característica esencial de estos programas. Esto permite centralizar los datos y la documentación, lo que a su vez posibilita el acceso las 24 horas del día, desde cualquier ubicación geográfica y a través de cualquier dispositivo, ya sea fijo o móvil, mediante Internet.

Esta funcionalidad es fundamental para diversas actividades, como la generación de informes de emergencia, la consulta y elaboración de declaraciones de impuestos y estados financieros. También es útil para el seguimiento de ingresos y gastos, la gestión de inventarios, la facturación electrónica y los documentos de nómina electrónica. Además, estos sistemas pueden integrarse de manera segura con las plataformas de la Dian, lo que garantiza una sólida protección contra ataques informáticos y piratería.

5. Integración con otras soluciones

Una ventaja significativa de los softwares contables es su capacidad de integración con otras soluciones tecnológicas, como plataformas de CRM (para la gestión de relaciones con clientes), marketing y atención al cliente. También pueden trabajar en conjunto con programas de ERP (planificación de recursos empresariales) para automatizar aspectos operativos y productivos en áreas como compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, marketing, servicios y proyectos.

De igual manera, estos programas pueden integrarse fácilmente con plataformas de comercio electrónico o sistemas virtuales de instituciones financieras, agilizando transacciones y proporcionando una trazabilidad detallada de las mismas.

1. Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) “Encuesta de calidad de vida 2022” https://www.dane.gov.co/index.php/estadisticas-por-tema/salud/calidad-de-vida-ecv/encuesta-nacional-de-calidad-de-vida-ecv-2022

2. Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones de Colombia (MinTIC) “Boletín Trimestral de las TIC: cuatro trimestre del 2022” https://colombiatic.mintic.gov.co/679/w3-article-275427.html

3. MinTIC: Meta de conectividad 2023 https://www.mintic.gov.co/portal/inicio/Sala-de-prensa/Noticias/274497:MinTIC-invita-a-operadores-de-telecomunicaciones-a-presentar-propuestas-para-llevar-conectividad-a-cinco-departamentos