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Conoce las razones para tener un software de administración contable

Tener claridad de cómo va el negocio ya no es un lujo, sino una necesidad.

Software de administración contable

Para muchos pequeños y medianos negocios es esencial tener visibilidad de sus clientes, de sus comportamientos y de sus hábitos. Eso se logra, entre otros, con herramientas como un CRM, las cuales ponen en el centro del negocio la información de los clientes y su administración.

Sin embargo, muchos empresarios no tienen ese mismo nivel de visibilidad con su operación o su negocio. Así, se les dificulta saber cómo van sus ventas, si tienen o no el inventario requerido para cumplir los pedidos que reciben, entre otros.

Es más, muchos negocios aún viven en un cuaderno o en una hoja de cálculo perdida en el disco duro de un computador. Entonces, la parte contable la dejan en manos de un tercero que lleva el registro de los documentos legales que hay que firmar, los impuestos que hay presentar, con una periodicidad que puede ser de una vez al mes, al bimestre, o incluso al semestre.

Más que contabilidad

Para entender la validez de un software de administración contable, piensa en este escenario:

En un punto de venta de tu negocio ?puede ser físico o digital? haces una venta. Esa venta afecta positivamente los ingresos de tu negocio, pero negativamente tus inventarios (disminuyen). Tienes que emitir una factura y aprovisionar los impuestos de venta asociados a la misma. Ahora te deben plata (si vendiste a crédito) y debes validar si tienes inventario suficiente para cumplir con la venta, o con ventas futuras.

Por otro lado, debes comprar materia prima (o el producto final, dependiendo de tu negocio) y planificar el proceso de manufactura / transformación del mismo. Recibes las facturas de proveedores, pero antes de pagarles debes hacerles las retenciones de ley. Ahora debes plata.

Así mismo, debes pagar la nómina de tus empleados, sin olvidar los pagos de seguridad social y parafiscales aplicables. Para garantizar su pago, necesitas recoger la plata que te adeudan. ¿Quién, cuánto, desde cuándo? Es un juego de malabares. Incrementar las ventas, acelerar al máximo el recaudo, pagar a tiempo las obligaciones de ley y extender al máximo ?sin abusar? aquellas de proveedores.

Todo esto es lo que te permite controlar un software de administración contable, que debe estar integrado, en la nube y transversal a todas las áreas de tu negocio. Es más, que sea el que usa el contador para preparar pagos de impuestos y presentación de estados financieros, y que a la vez te da la visibilidad completa de lo que ocurre en tu empresa.

El mundo está cambiando

Las situaciones anteriores, a punta de un cuaderno (o incluso de una hoja de cálculo), más temprano que tarde te llevarán a perder el control de tu operación. La velocidad de los negocios acelera exponencialmente, los requerimientos tributarios son cada vez más complejos y la necesidad de tener claridad, en tiempo real, de cómo va el negocio ya no es un lujo, sino una necesidad.

Un error contable derivado de un documento que se extravió, de un error de digitación o de un simple olvido puede generar no solo multas y sanciones, sino llevar al cierre de la empresa. Por tanto, tener visibilidad de la empresa, en tiempo real, al alcance de todos los interesados, se hace vital y solo es posible con un software de administración contable.

Esto va más allá de los estados financieros que el contador puede generar cada trimestre, basado en los documentos y registros que le envías periódicamente. Un software de administración contable te permite tener visibilidad completa de tu situación financiera. Se trata de contar con un panorama de comienzo a fin del proceso de compra ? transformación ? venta. Una visión clara de lo que debes, de lo que te deben, de lo que tienes y de lo que has vendido.

Pero es (mucho) más que una mera contabilidad. Está comprobado que la mayor parte de las multas y sanciones impuestas por los entes de control como la DIAN o la UGPP, se derivan de errores en el reporte de información operativa y tributaria. Errores que, en la mayoría de los casos, provienen de los múltiples reprocesos que se hacen en una empresa. Reprocesos que hacen que la gente pierda tiempo, se les olvide meter un dato o lo metan mal.

Hablemos de lo mejor para tu negocio, déjanos tus datos.

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