4 desafíos para negocios que deben gestionar su flota de vehículos

06 Noviembre 2019

En la actualidad, muchos pequeños negocios tienen las mismas exigencias de grandes corporaciones en cuanto a gestión y administración de su flota de vehículos. Y cuando hablamos de ‘flota’ no nos referimos a decenas de carros rondando por las calles o cientos de camiones que llevan mercancías de una región a otra del país. Aquí nos referimos a las necesidades que tienen pequeñas y medianas empresas - incluso emprendedores - de tener un control mucho más detallado de los automotores que emplean en su operación.

En este grupo se encuentran, por ejemplo, empresarios independientes que han invertido su capital en algunos pocos taxis. También los negocios que tienen uno o más establecimientos y ofrecen domicilios. O aquellos fabricantes de artículos que desean estar al tanto de los distribuidores que están en la calle.

Imagina, por ejemplo, una empresa que hace galletas en Bogotá y quiere saber los recorridos que hacen los dos furgones que tiene para la distribución diaria, ya que uno de ellos está gastando mucha gasolina. O qué tal un negocio que depende de la agilidad de sus dos mensajeros en moto, pero que se ha dado cuenta de que las diligencias les toman tiempo más de lo que deberían. Y otro caso puede ser el de un jardín infantil que necesita obligatoriamente saber en qué punto exacto van los buses que llevan los niños a casa.

En las situaciones mencionadas, los retos de los negocios son similares: tener bajo control los activos existentes, ahorrar costos, optimizar recursos y mejorar el servicio al cliente. A continuación, te explicamos esos desafíos que hoy enfrentan las empresas que deben gestionar su flota de vehículos.

1. Tener activos bajo control

Camiones, carros, motos o bicicletas al servicio de un negocio representan un desafío importante para cualquier compañía. Para el empresario es indispensable saber dónde se encuentra cada uno y qué tarea está desempeñando. En algunos casos en los que no hay control de dichos activos, suele suceder que los automotores se ponen al servicio de los asuntos personales de los empleados y se descuidan las actividades laborales.

Al ser bienes de alto costo y que generan gastos recurrentes relacionados como combustible, mantenimiento y limpieza, para los negocios se convierte en una necesidad la adecuada supervisión de los mismos con el fin de que se empleen para lo que han sido destinados.

2. Ahorrar costos

El ahorro de costos de movilización en una empresa, mucho más si es pequeña, es un aspecto sensible que puede generar grandes gastos no previsibles. Es posible que, al final del mes, te des cuenta de que el combustible te ha costado más de lo que habías presupuestado y, por lo mismo, la utilidad de tu negocio disminuye o incluso desaparece.

De ahí que el control y seguimiento de vehículos en una empresa no busca implementar un ente inquisidor que todo lo ve y conoce para tomar medidas represivas. La idea es recoger toda la información disponible con el fin de analizarla y saber en qué puntos hay oportunidad de ahorro y eficiencia operativa para tu negocio.

3. Optimizar recursos existentes

Si tienes apenas dos domiciliarios y debes entregar muchos pedidos, lo ideal es que encuentres la manera de aprovechar al máximo su tiempo y evitar que demoras no previstas afecten la operación de tu negocio. Pero esto no lo lograrás diciéndoles a los conductores que manejen más rápido o que tomen rutas alternas sin trancones.

El objetivo es que tengas información suficiente para tomar decisiones sobre las mejores horas de repartición, las zonas que debes atender primero o los tiempos promedio de atención. Con los datos incluso quede en evidencia la necesidad de un colaborador más para el negocio o, por qué no, que te des cuenta de que con menos personas puedes realizar las mismas tareas.

4. Mejorar el servicio al cliente

¿Llegan tus pedidos a tiempo? ¿Tus colaboradores saben cómo moverse en los momentos de mayor congestión para no tardar más de la cuenta? ¿Tu personal de soporte llega a solucionar los problemas de tus clientes cuando ellos lo necesitan?

Una sola duda al responder estas preguntas pone en evidencia un desafío más que tienen los negocios a la hora de manejar su flota de vehículos: mejorar el servicio al cliente. No puede suceder que tú te esfuerces por fabricar un producto de la mejor calidad para que el final de la cadena de distribución no esté bien engranado con la propuesta de valor que has construido. Los clientes son exigentes y tienden a medir en muchos casos la eficiencia de una empresa en los tiempos de entrega.

Autor: Iván Luzardo