Modelos de facturación electrónica para negocios

04 Julio 2019

Los caminos para implementar los modelos de facturación

Mayo de 2019 se constituye como el mes en que la factura electrónica finalmente se toma a Colombia. Todas las empresas, de todos los tamaños, incluso micronegocios o emprendedores, deben reportar sus actividades comerciales de compra y venta a través de este mecanismo.

Según expertos, la factura electrónica basada en Internet, en la nube, mejorará los procesos administrativos en un 60% y generará ahorros de más del 80% a las empresas, pues se calcula que la gestión de una sola factura física en papel, hoy en día, supera los $3.000, cuando de manera electrónica dicho costo (sin mensajeros, papel, demoras, reprocesos) es menor a $500.

Durante un año, con una industria obligada a subirse mes a mes, se logrará que todos los sectores económicos estén montados en la facturación electrónica. Acá puede ver el calendario de adopción de facturación electrónica en Colombia para cada tipo de negocio en el país, por fechas.

Modelos de facturación electrónica

Existen varios modelos de facturación electrónica para subirse en este concepto obligatorio. El primero es el servicio gratuito de la Dian, en el que un contador te debe ayudar, manualmente, en la recepción de las facturas físicas de compra y venta, hacer los cálculos y luego en la plataforma Muisca efectuar el proceso de reporte electrónico.

La otra opción es con ayuda de tecnología. Dependiendo de tu nivel de facturación, podrás adquirir un servicio en la nube de administración financiera que se conecte con tu negocio (con las plataformas financieras) y efectúe toda la gestión de manera automatizada, segura y eficiente.

Microempresas, pymes y grandes corporaciones cuentan, en su nivel, con esas opciones. El reto será apostar, por costos y conveniencia, por un proveedor tecnológico que se ajuste a tus necesidades y posibilidades para cumplir con total confianza y seguridad con esta obligación.

¿Qué opciones hay para tener la facturación electrónica?

Como comentamos, lo ideal es contar con un aliado tecnológico que garantice, entre otras características, una plataforma de fácil gestión que unifique los procesos de compra y venta relacionados con la administración de facturas.

La recomendación, en este caso, es que dicho proveedor te preste un servicio, es decir, una plataforma que esté en la nube, conectada con tus sistemas de gestión administrativa, que consolide en una única arquitectura catálogos, cotizaciones, base de clientes y cartera, si así los tienes sistematizados.

Bajo este modelo de servicio, como empresa o proveedor independiente tendrás varios beneficios:

1. Pago por servicio: Te beneficiarás del modelo ‘as a service’ propio de la nube, que consiste en pagar solo por los recursos que uses (la cantidad exacta de transacciones) de manera transparente.

2. Reportes y estadísticas: Como todo servicio en la nube, tendrás acceso a un sistema de reportes y monitoreo de actividades que te dará datos útiles para visualizar el comportamiento de las transacciones, tiempos de cartera, ventas vs. compras, entre otros datos.

3. Cumplir siempre con las normas: A medida que cambie la normatividad (nuevas formas de reportar, porcentajes de cobro de impuestos, etc.) la plataforma en la nube lo hará casi que de inmediato y te alertará con tiempo los tiempos de cumplimiento de las obligaciones, etc.

4. Seguridad de la información: El servicio digital en la nube cuenta no solo con la protección de información, sino que reduce la posibilidad de error humano, evitando que incurras en sanciones.

Prepárate para el nuevo entorno competitivo

Si bien esta iniciativa de facturación digital es una necesidad país para lograr un mejor sistema de recaudo de impuestos (que se espera aumente en $2 billones para el 2020 gracias a la factura electrónica), es claro que aquellas empresas que no cuenten con este sistema no solo se arriesgarán a sanciones, sino a verse relegadas competitivamente.

No olvides escoger un aliado tecnológico idóneo, ágil, que tenga la experiencia de implementación probada, con un sistema de adquisición eficiente que, de manera muy acelerada, te lleve al mundo de la administración financiera en la nube para que tu empresa entre con toda confianza en ese nuevo entorno competitivo digital.