Aproveche al máximo las plataformas colaborativas para empresas

12 Mayo 2020

El hecho de no estar en una oficina y que las rutinas habituales o una agenda definida desaparezcan plantea un desafío para los equipos de trabajo. En ese momento, las herramientas colaborativas salen al rescate, pues permiten que múltiples personas organicen sus dinámicas laborales y que los procesos fluyan de mejor manera.

Estos servicios, entre los que se cuentan Microsoft 365 y Google Suite como los más populares, se han convertido en la tabla de salvación para grupos de trabajo que necesitan realizar tareas de manera simultánea y quieren evitar reprocesos, cadenas de mensajes enredadas de entender y la posible pérdida de información.

Imagine que desea realizar una cotización y en sus manos se encuentra el planteamiento de la propuesta, pero otra persona está encargada de hacer el desglose de los elementos necesarios y alguien más debe desarrollar el presupuesto. Es muy común encontrar hoy a empresas que en procesos de este tipo simplemente tienen establecido como mecanismo de trabajo el correo electrónico. El primero termina su tarea, pasa el documento al siguiente y así sucesivamente hasta que se envía al cliente. ¿Y si en la etapa final es preciso hacer ajustes en la descripción? ¿Debe viajar de nuevo la información al primero de la cadena?

Las plataformas colaborativas son espacios virtuales que centralizan el flujo de este tipo de actividades y facilitan las labores del equipo de trabajo, al optimizar la comunicación entre los diferentes miembros. Con ellas, se puede avanzar de forma rápida y dinámica en distintas tareas, pues cada persona tiene la posibilidad de aportar, en tiempo real y desde cualquier dispositivo conectado a la red, información al proyecto.

Plasmar una idea, crear una presentación o un documento, intercambiar archivos o hacer una biblioteca compartida de imágenes son algunas de las tareas que nos permiten realizar estas herramientas. A continuación, enumeramos algunas de estas opciones incluidas en las mencionadas plataformas que ayudan de forma significativa a trabajar en equipo de forma colaborativa.

Información compartida

Lo básico en todos los equipos de trabajo es que la información que se maneje esté siempre disponible, para que cualquiera de sus miembros la consulte en el momento que desee y desde el dispositivo que prefiera. En el pasado deben quedar esas dinámicas que dejaban los archivos relevantes para el negocio guardados en el disco del computador de cada persona.

Por eso, con servicios como Microsoft 365 o Google Suite usted tiene un disco duro virtual en el que se almacenan los datos de forma organizada y consistente. Así, los documentos se crean y guardan en el servicio en línea, desde allí mismo se trabajan y, por consiguiente, todo el contenido está consolidado. Para los líderes, un orden de este tipo les sirve para darles acceso a personas específicas a las carpetas o archivos que requieren, con lo cual es posible mantener la privacidad de ciertos elementos que lo requieran.

Bibliotecas de imágenes

Los materiales multimedia -fotografías o videos- son cada vez más comunes en los entornos empresariales. Y suele suceder que varias personas tienen contenidos de estos que dejan en sus equipos personales, los comparten por medio de aplicaciones de mensajería instantánea o los envían por correo electrónico.

Lo mejor en estos casos es crear bibliotecas compartidas de imágenes, a través de servicios como Google Fotos, con el fin de que todo se concentre en un solo lugar. De esta manera, varios usuarios pueden agregar los elementos que tengan desde sus computadores o dispositivos móviles y así los demás tienen acceso a lo que hay allí almacenado.

Trabajo simultáneo

Lo mejor de las plataformas colaborativas es desarrollar contenidos de manera simultánea entre varios participantes. Así, cada persona va haciendo su aporte y los demás ven al instante su colaboración. Pueden ser hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas o documentos de texto; en todos ellos existe esa facilidad de trabajo para que no haya reprocesos en la información.

Por ejemplo, mientras alguien agrega las imágenes de una presentación, otra persona escribe los textos. En un documento, cada individuo puede desarrollar una parte y el archivo final se va consolidando en un solo lugar. Algo valioso de este proceso es que va quedando registrado cada movimiento en la herramienta, por lo que si en algún momento se quiere retroceder a un instante específico de la creación del contenido, basta ir a la versión deseada.

Comentarios y chat

Los servicios para la creación de contenido incluidos en las plataformas de trabajo colaborativo ofrecen herramientas de comunicación adicionales, las cuales facilitan el desarrollo de tareas bajo esas dinámicas. Allí se encuentra, por ejemplo, el chat. Entonces, mientras los miembros del equipo van generando el contenido, es posible que compartan ideas u opiniones sobre lo que se está haciendo.

Otra alternativa es agregar comentarios y notas a los materiales ya creados. Estos sirven de guía a los demás para que sepan si deben hacer alguna modificación o con el fin de tener en cuenta ciertas recomendaciones.

Tenga en cuenta

1. Seguridad. La seguridad es clave en este proceso de trabajo colaborativo. Por ello, es preciso definir de manera detallada los permisos que tendrá cada miembro del equipo y que accedan a la información que requieran sin inconveniente. Además, tenga en cuenta que estas plataformas ofrecen la seguridad necesaria para que sus datos siempre estén a salvo.

2. Conectividad. Las plataformas de trabajo colaborativo exigen tener conectividad a Internet en todo momento con el fin de interactuar con los demás. Entonces, es preciso que se garantice el acceso a la Red de todos los miembros del equipo. Ciertas tareas será posible realizarlas cuando no se tenga conexión, como la redacción de un documento o avances en una presentación; luego, al enlazarse de nuevo, el contenido se actualizará.

3. Trabajo en equipo. Los miembros de la organización deben ser conscientes de que las dinámicas de colaboración en línea son distintas a las presenciales. De ahí que tengan que capacitarse para entenderlas, familiarizarse con ellas y sacarles el mayor provecho. De las personas depende en gran medida el éxito de este proceso.

4. Integración con otros servicios. Al ser plataformas con múltiples herramientas, lo ideal es poder trabajar de manera integrada entre ellas. Cada servicio ofrece ciertas características que sirven para compartir información entre ellas; incluso, es posible agregar complementos de terceros que optimizan ciertas tareas.